KVS für Träger und Einrichtungen
Anlehnend an das Erfolgskonzept unseres Systems „SVS“ zur Schulverwaltung im Grundschulbereich und dem als außerordentlich benutzerfreundlich geltenden Zeugnisprogramm „EasyGrade“, wurde ein weiteres Produkt zum Einsatz in Kindergärten- und Kindertagesstätten entwickelt.
Wie schon bei der Entwicklung von „SVS – für Grundschulen“ haben wir einen vielfachen Programmieraufwand in Kauf genommen, um höchst mögliche Benutzerfreundlichkeit und Anwendungskomfort für die Verwaltungsaufgaben an Kindergärten und Kindertagesstätten zu erreichen.
Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist die direkte Zusammenarbeit mit Kindergarten -leiterinnen und –leitern bereits vor und während der Entwicklungsphase von KVS.
Dokumente verwalten und mit KVS verknüpfen
Eine native Anbindung an die Microsoft Office Komponenten: MS Word und MS Excel (ab den Versionen 97) ermöglicht es Ihnen, sämtliche Daten der Software in Form von Listen, Tabellen oder Serienbriefen auf besonders einfach Art und Weise zu erzeugen.
Ebenso wurde darauf geachtet, dass sich sämtliche, bereits bestehende Arbeitsstrukturen der Einrichtungen durch den Einsatz von KVS übernehmen lassen. So ist es z.B. möglich, zuvor manuell genutzte Vorlagen (z.B. Serienbriefe oder Listen) komfortabel in KVS einzubinden. Darüber hinaus besteht die Option, komplette Datenbestände aus anderen Verwaltungssystemen oder tabellarisch organisierten Dateien in KVS zu importieren. Dank dieser Funktionalität entfällt eine Umstellung gewohnter Arbeitsstrukturen und verwendeter Vorlagen für Anschreiben oder Listen.
Einfache Datenpflege in den Einrichtungen
Fehlende oder falsche Angaben werden direkt angezeigt. Dies ermöglicht eine vollständige und konsistente Pflege der Einrichtungsdaten.
Die automatisierte Stammdatenprüfung berücksichtigt ebenfalls, ob alle KiBiz-relevanten Daten für jedes Kind erfasst wurden. KVS wird i.d.R. auf einem Terminal-Server betrieben.
Einrichtungsdaten befinden sich in dieser Konstellation auf einem oder mehreren Servern des Trägers. Hierdurch ergeben sich weitere Vorteile:
Vorteile von KVS-Zentral
Folgende Auflistung beschreibt die Vorteile, die sich durch den Einsatz von KVS-Zentral ergeben.
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Installation |
Zentralisierte Installation der Software (Eine Applikation für Einrichtungen und Träger) |
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Updates |
Programm-Updates können zentral ausgeführt werden |
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Datensicherheit |
In den Einrichtungen können keine Daten wegen defekten oder gestohlenen PCs verloren gehen |
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Benutzerkonten-Verwaltung |
Für jeden Anwender können detaillierte Benutzer-Rechte eingestellt und verwaltet werden |
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Echtzeit-Daten |
Keine Synchronisierung Da alle Anwender auf der gleichen Datenbank arbeiten, müssen die Einrichtung die Daten nicht mehr an den Träger senden und der Träger braucht demzufolge keine Daten von Einrichtungen zu importieren. Änderungen des Datenbestandes werden sofort bei allen Anwendern angezeigt. (Bsp.: Sollten von Seiten des Trägers erkannt werden, dass das Aktenzeichen des Landesjugendamtes falsch ist, so kann dieses einfach verbessert werden und es braucht nicht extra eine Nachricht an die Einrichtung geschrieben werden, diese wiederum braucht den Fehler nicht zu verbessern und anschließend die Daten wieder zum Träger schicken und letzten Endes braucht dieser die Daten auch nicht wieder zu importieren). Hierdurch ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis auf Seiten der Einrichtungen und Träger. |
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Zentrale Dokumente |
Dokumente (Amtsvorlagen wie z.B. Ummeldebestätigungen, Anmeldebestätigungen, Aufnahmeverträge, komplette QM-Handbücher, usw.) können bequem zentral verwaltet und auch vorgegeben werden. |
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Analoge Datenpflege |
Datenbestände (beispielsweise die des gesamten Personals) können auch seitens des Trägers vollständig eingegeben und verwaltet werden. |
Träger-Verwaltung
Als Träger von Einrichtungen erhalten Sie mit KVS Kontrolle über alle relevanten Prozesse und Daten Ihrer Einrichtungen.
Erstellen Sie Statistiken zur Einrichtungsauslastung, freien Plätzen, Über- bzw. Unterbelegung. Lassen Sie die Belegung Personalstunden berechnen (KiBiz-Rechner). Erstellen Sie Betriebserlaubnisse und Meldebögen.
Der Funktionsumfang im Überblick
Folgende Auflistung beschreibt den allgemeinen Leistungsumfang von KVS für Träger und Einrichtungen.
% Hauptliste Kinder (Benutzerdefinierte Anzeige aller Kinder) |
% Hauptliste Eltern (Benutzerdefinierte Anzeige aller Eltern) |
% Hauptliste Personal (Benutzerdefinierte Anzeige des Personals) |
% Stammdatenprüfung (sind alle KiBiz-relevanten Daten für jedes Kind erfasst) |
% Kinder verwalten (Stammdaten) |
% Gruppen verwalten (Stammdaten) |
% Personal verwalten (Stammdaten) |
% Gruppentagebuch |
% Einrichtung/Träger verwalten (Stammdaten) |
% Suchen Kinder (Filterfunktion) |
% Neuzugänge aufnehmen |
% Anwesenheitsliste Kinder |
% Bildungsdokumentation |
% BuT - Inanspruchnahme (welches Kind hat wann an welche Leistungsart in Anspruch genommen) |
% Zuschüsse (welches Kind kann welche Leistungsart in Anspruch nehmen und wer bezahlt das) |
% Anwesenheitsliste Personal |
% Dokumentenverwaltung (bezogen auf die Daten der Kinder) |
% Dokumentenverwaltung (bezogen auf die Daten des Personals) |
% Dokumentenverwaltung (bezogen auf die Daten der Einrichtung) |
% Dienstplan |
% Meldebögen |
% Einträge in Auswahllisten (Liste aller im Programm enthaltenen Muttersprachen, Konfessionen etc.) verwalten |
% Benutzerdefinierte Felder (Global) (vom Benutzer selbst zu definierende Programmfelder) |
% Benutzerdefinierte Felder (Lokal) (vom Benutzer selbst zu definierende Programmfelder) |
% Einstellungen zu den Hauptlisten (Definition der enthaltenen Spalten) |
% Einstellungen zur Bildungsdokumentation |
% Einstellungen zum Gruppentagebuch |
% Verwalten aller zur Verfügung stehenden Leistungsarten |
% Verwalten aller zur Verfügung stehenden Kostenträgern |
% Statistiken zur Einrichtungsauslastung (Personalstundenberechnung, Betriebserlaubnis etc.) |
% KiBiz.web - Exportdatei erstellen (im XML-Format) |
% KiBiz.web - Datenabgleich (Vergleich von zwei verschiedenen Datumswerten) |
% Rechnungserstellung (Rechnungen aus BuT) |
% Statistik der Kinder und tätigen Personen in Tageseinrichtungen (22541) (Erstellen einer Exportdatei) |
% Kassenbuch |